株式会社サンシーシステム（以下、「当社」といいます。）では、当社業務の遂行に伴い個人情報を収集、管理、利用する際には、これらの情報について、本指針に従って取り扱います。
第１ 法令遵守
当社は、事業活動にともなって収集、管理、利用する個人情報について、個人情報保護法等の関連法規及び本指針を誠実に遵守し、適切に取り扱うものとします。
第２ 当社が取り扱う個人情報
1. 当社は、次の種類の個人情報を取り扱います。
(1) 事業活動に関する個人情報
個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠し、適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。
(2) 当社の運営のため及び安全のため収集する個人情報
当社業務の円滑な遂行のため、当社業務の安全及び社員の安全のため、Webへのアクセス記録、電子メール、各種問い合わせに関する情報を収集、保管、利用することがあります。これらの情報は、個人情報保護法等の関連法規及び本指針等に準拠したうえで適正に取得するとともに、厳重に管理し、本指針等に規定する利用目的以外には、原則として利用しません。
2.収集した個人情報は、当社内で定めた期間保有した後、順次破棄するものとします。
また、社員の採用活動において採用が決定されなかった方の履歴書等はただちに破棄し、当社はこの情報を保有しません。
従業者（役員、会社員、契約社員、派遣社員等、当社において当社の業務に従事するすべての者のこと）情報は関係法令により保管が義務付けられている期間は保管し、それ以後は順次破棄します。
第３ 個人情報の利用目的
1. 当社に提供いただいた個人情報は、下記の利用目的で利用いたします。なお、別途、利用目的について同意いただいた場合には、その利用目的の範囲内で利用させていただきます。
(1) 受託業務用にお預かりする個人情報
①保守対象顧客 ： 保守業務のため
②システム開発用テストデータ ： システム開発に係る各種テストのため
2. 上記以外で取得させていただく個人情報
(1) 株主の個人情報 ： 株主様に関する業務
a.会社法に基づく権利の行使、義務の履行
b.当社からの株主への各種便宜の供与
(2) 採用応募者の個人情報 ： 採用に関する業務
a.応募者への情報提供および連絡、その他採用活動
(3) 従業者の個人情報 ： 従業員に関する業務
a.従業者の給与、評価、福利厚生等の業務
3.利用する方法
(1) 当社の業務のご案内など
(2) 当社の業務内容のご報告、ご連絡、業務内容に関する情報提供
(3) 当社の提供するサービスの充実のため、及び社員教育のためなどに行うアンケート調査の実施など
(4) 当社の業務を円滑に行うため
(5) その他上記(1)から(4)に関連する業務の遂行のため
4. 前項の規定により特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を取り扱う場合は、あらかじめご本人の同意を得ることとします。
5. 前４項の規定にかかわらず、次に掲げる場合には、特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えて個人情報を利用させていただく場合があります。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人 の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある 場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
6. 当社が個人情報の利用目的を変更する場合には、当該利用目的と関連性を有すると合理的に認められる範囲で行います。
また、利用目的を変更した場合には、法令に定める場合を除き、変更された目的を本指針において公表いたします。
第４ 適正な取得及び最小限原則
1. 当社は、個人情報を適法かつ適正に取得し、偽りその他不正の手段によって取得しません。
2. 当社は、法令に定める場合を除き、あらかじめご本人の同意を得ることなく要配慮個人情報を取得することはいたしません。
3. 当社が取得する個人情報は、当社の利用目的の達成のために必要かつ最小限のものに限定します。
アンケートなどで収集する個人情報も、集計結果を出すために必要なものに限定します。
4. 当社は、前記第３の規定にかかわらず、ご本人との間で契約を締結することに伴って契約書その他の書面（電磁的記録を含みます。以下この項において 同じ。）に記載された当該ご本人の個人情報を取得する場合、その他本人から直接書面に記載された当該ご本人の個人情報を取得する場合は、あらかじめ、ご本人に対し、その利用目的を明示します。
ただし、人の生命、身体又は財産の保護のために緊急に必要がある場合、及び法令に定める場合は利用目的を明示しないことがあります。
第５ 個人データの内容の正確性の確保等
当社は、利用目的の達成に必要な範囲内において、個人データを正確かつ最新の内容に保つとともに、利用する必要がなくなったときは、当該個人データ を遅滞なく消去するよう努めます。
第６ 安全管理措置
当社は、当社が取り扱う個人データにつき、不正アクセス、紛失、改ざん及び漏えいなどに対する予防対策を実施し必要かつ適切な安全管理措置を講じます。また、安全管理措置に必要な内部ルールを確立し、これを実施するものとします。
第７ 従業員の監督
当社は、従業者（役員、会社員、契約社員、派遣社員等、当社において当社の業務に従事するすべての者のことをいい、雇用契約の有無は問いません。以下、本指針において同じ。）に個人データを取り扱わせるに当たっては当該個人データの安全管理が図られるよう、当該従業者に対する必要かつ適切な監督を行うものとします。
また、すべての従業者に対し、個人情報の保護を徹底させるために、定期的に教育・指導を行います。
第８ 委託先の選定及び監督
1. 当社は、当社の事業活動に伴い、各種手続、調査、広報活動などの業務を外部の事業者に委託することがあります。
当社は、個人データの取扱いの全部又は一部について外部の事業者に委託する場合には、その取り扱いを適正かつ確実に行うことができると認められる事業者の中から委託先を選定する基準を定め、当該基準に従って委託先事業者を選定し、適切な委託契約を締結します。
2. 当社は、個人データの取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人データの安全管理が図られるよう、委託先事業者に対する必要かつ適切な監督を行います。
第９ 第三者提供
当社が保有する個人データは、ご本人の同意ある場合を除き、原則として第 三者に提供しません。
ただし、次に掲げる場合は、第三者に提供することがあります。
(1) 法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、ご本人 の同意を得ることが困難であるとき
(3) 公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、ご本人の同意を得ることが困難であるとき
(4) 国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、ご本人の同 意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき
第１０ 個人情報保護管理者等
当社は、個人情報保護管理者を定め、個人情報保護の実現のための体制を整備し、管理するものとします。
第１１ 苦情相談窓口
当社の個人情報の取扱いに関する苦情、相談などは、下記窓口にご連絡下さい。
＜苦情相談窓口＞
〒170-0014
東京都豊島区池袋１丁目８番７号 サン池袋Ⅰビル
株式会社サンシーシステム 総務部 個人情報保護担当 電話 03-3986-4481
第１２ 保有個人データの表示等
1. 当社は、以下の個人データを保有しています。
(1) 顧客名簿ファイル
(2) 電子メール受信・送信ファイル
(3) 連絡情報ファイル（ご連絡をいただいた方及び名刺交換をさせていただいた方の個人データ）
(4) 購買履歴ファイル
(5) 従業者関連ファイル（マイナンバーファイルを含む）
2. 保有する事業者は、株式会社サンシーシステムです。
3. 保有個人データの利用目的
(1) 顧客名簿ファイル 前記第３、1.記載の目的
(2) 電子メール受信・送信ファイル 前記第３、１．記載の目的
(3) 連絡情報ファイル（ご連絡をいただいた方及び名刺交換をさせていただいた方の個人データ） 前記第３、１．記載の目的
(4) 従業者関連ファイル 前記第３、１（1）、（2）⑤の目的
(5) 特定個人情報ファイル 行政手続における特定の個人を識別するための番号の利用等に関する法律第９条の定める利用範囲に限定し、同法第１９条２号等の定める公務所等への提出のため
第１３ 保有個人データの開示請求等
当社は、所定の書面による請求がなされ、住民票の写しなどの提示によりご本人確認を行い、以下の区分に従い、開示が適切と当社が判断した場合には、保有個人データの開示等を行うものとします。
1. 保有個人データのご本人への開示
ご本人は、当社が保有する、ご本人に関する保有個人データの開示を求めることができます。
ただし、次に掲げる場合、当社は、保有個人データの全部又は一部を開示しないことがあります。
(1) ご本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
(2) 当社の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
(3) 他の法令に違反することとなる場合
2. 保有個人データの訂正等
ご本人は、当社が保有する、ご本人に関する保有個人データの内容が真実でないと考える場合、当該保有個人データの訂正、追加又は削除（以下、「訂 正等」といいます。）を求めることができます。
ただし、当社が遅滞なく必要な調査を行った結果、データ内容が誤りでない場合、又は、利用目的達成のために訂正等が必要でないと当社が判断した場合は、当社は、訂正等を行わないことがあります。
3. 保有個人データの利用停止等
当社が保有する、ご本人に関する保有個人データが、利用目的の達成に必要な範囲を超えて取り扱われた場合、偽りその他不正の手段により取得された場合、又は、ご本人の同意がないなど正当な理由なく第三者に提供された場合、ご本人は、当該保有個人データの利用停止又は消去（以下、「利用停止 等」といいます。）を求めることができます。
ただし、利用停止等に多額の費用を要する場合又は利用停止等を行うことが困難な場合、利用停止等をせず、これに代わる措置をとることがあります。
4. 開示等の手続
保有個人データの開示、訂正等、利用停止等を求めるご本人は、当社が定める書式により、下記開示等請求先までお申出下さい。
その際には、ご本人で あることを確認できる書類を併せご提示下さい。
5. 保有個人データの利用目的は、公開しておりますので、個別の開示請求には対応しません。
＜開示等請求先＞
〒170-0014
東京都豊島区池袋１丁目８番７号 サン池袋Ⅰビル
株式会社サンシーシステム 総務部 個人情報保護担当 電話 03-3986-4481
＜開示等にかかる手続き＞ ご提出いただく書類の一覧
(1) 保有個人データ開示等請求書（当社所定の用紙をご利用ください）→ 用紙(PDF)
必要的記載事項
①ご本人のご氏名及びご氏名と一致する印鑑による押印
②ご本人の住所
③ご本人確認書類の区分
④請求事項
⑤請求理由
開示請求の場合は、開示を求めるご本人の情報及び当社への提供時期等の特定(可能な範囲で結構です)。
訂正等請求の場合は、訂正にかかる正しい情報。利用停止等請求の場合は、その理由。
⑥代理人の氏名および代理人の氏名と一致する印鑑による押印
⑦代理人の住所
なお、上記⑥、⑦については、ご本人による請求の場合は不要です。
(2) ご本人確認書類（ご本人の住民票の写し（原本）、運転免許証の写し、旅券の写し又は健康保険被保険者証の写し）
(3) 返信用封筒（送付先住所として住民票等ご本人確認書類上に記載されている住所）
(4) 代理人による請求の場合には、代理権を証する書面（法定代理人の場合 には戸籍謄本など、任意代理人の場合には委任状）
＜開示にかかる費用＞
開示等請求の手続の費用として、1件当たり 1,000 円をお支払ください。支払方法は郵便切手による納付としてください。
第１４ 継続的改善
1. 当社は、上記の各条項を実践するために、当社の個人情報の取扱いについて継続的に検討を加え、見直し及び改善を図ってまいります。
2. 当社は、個人情報の適正な取扱いを実施するため、適宜、本指針を見直すこととし、本指針を変更した場合は速やかに公表いたします。
第１５ 施行
2005年4月1日制定
2017年7月1日改訂
株式会社サンシーシステム
代表取締役社長 常松 信之